Privacy- en Cookie beleid (Algemene Verordening Gegevensbescherming -AVG)

Privacy- en cookiebeleid

DEEL A: HOE WIJ UW PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKEN

Bij Total Investment Services BV (hierna: TIS) respecteren wij uw privacy en waarderen het vertrouwen dat u in ons stelt, wanneer u uw persoonsgegevens met ons deelt.

In dat verband willen wij u op de hoogte brengen van de manier waarop TIS omgaat met de persoonsgegevens die u ons toevertrouwt of die ons worden toevertrouwd door derden. De opzet van deze kennisgeving is om u – als betrokkene - uit te leggen welk type persoonsgegevens TIS over u verzamelt en waarom en hoe TIS deze verwerkt als gegevensbeheerder. Op 25 mei 2018 zullen de wetten inzake de bescherming van persoonsgegevens veranderen. Op dat moment wordt de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van de EU van kracht. Deze kennisgeving omschrijft uw rechten in het kader van deze nieuwe EU-wetgeving.

TIS kan deze kennisgeving van tijd tot tijd actualiseren. Nieuwe versies zullen worden geplaatst op onze website. Wij raden u aan om de website regelmatig te controleren zodat u steeds op de hoogte bent van ons privacy beleid.

Onze privacy verbintenis naar u toe:

      ○○     TIS zal uw gegevens veilig en privé houden

      ○○     TIS zal ervoor zorgen dat u uw rechten kunt uitoefenen

      ○○     TIS zal haar werknemers opleiden zodat ze uw persoonsgegevens behoorlijk kunnen beheren.

1. Op wiens persoonsgegevens heeft deze kennisgeving betrekking?

Deze kennisgeving omschrijft onze praktijken wanneer gebruik wordt gemaakt van:

• de persoonsgegevens van personen gevestigd in de Europese Economische Ruimte (EER) of personen buiten de EER aan wie TIS haar diensten aanbiedt. Dat omvat, maar is niet beperkt tot, personen die belegd hebben middels een overeenkomst van effectendienstverlening met  TIS;
• de persoonsgegevens van onze (externe) bestuurders, die ofwel zijn gevestigd in de EER of zijn aangesteld voor Fondsen die door Total Investment Services BV worden gecommercialiseerd in de EER;
• de persoonsgegevens van cliënten, leveranciers en bedrijven die cliënten doorverwijzen naar TIS; en
• de persoonsgegevens van personen gevestigd in de EER (1) die onze website kunnen bezoeken die bedoeld is als toegang binnen de EER (“onze website”) of op de webpagina zelf of (2) die onze sociale mediawebsites kunnen bezoeken.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij, en waarom?

De wet rond de bescherming van persoonsgegevens bepaalt dat TIS gebruik mag maken van persoonsgegevens (met inbegrip van het delen van zulke informatie met derden) indien TIS daar een gegronde reden voor heeft.

In dat verband moet TIS één of meerdere van de volgende redenen hebben:

• om een overeenkomst na te komen welke TIS met u heeft afgesloten;
• wanneer zulks een wettelijke plicht is;
• wanneer TIS daar een rechtmatig belang bij heeft*;
• wanneer u hiermee instemt.

(*) Een rechtmatig belang van TIS is wanneer TIS een zakelijke of commerciële reden heeft om gebruik te maken van de informatie. Dit mag echter niet op een oneerlijke manier indruisen tegen wat voor u juist en goed is.

Over het algemeen kan TIS de volgende persoonsgegevens verzamelen die door u zelf of via derden zijn verstrekt:

• Identificatiegegevens zoals naam, geslacht, leeftijd/geboortedatum, geboorteplaats, contactgegevens inclusief adres (privé en professioneel), e-mail (privé en professioneel);
• Beroep, functie(titel) en positie;
• Handtekening;
• Nationaliteit of burgerlijke staat;
• Foto;
• Paspoortgegevens of andere nationale identificatienummers;
• Fiscale identificatie zoals Burger Service Nummer;
• Persoonlijke bankrekening en financiële informatie zoals rekeningidentificatie en -nummer, inkomen en (voor professionele beleggers) financiële licentie;
• Informatie over de rekeninghouders of beleggerstransacties;
• Historische gegevens over de door TIS beheerde rekeningen bij de depotbank;
• Financiële details zoals betaalde provisies en gegevens over de bankrekening;
• Statuut “Politiek Prominente Persoon” en/of  “Publiek bekend Persoon”;
• Herkomst van vermogen in verband met een belegging;
• Communicatie met inbegrip van e-mails, telefoongesprekken en brieven;

• Overige door u middels het Risico Inventarisatie Model, Periodiek Informatie Formulier en overige formulieren verstrekte gegevens.

Afhankelijk van uw profiel als betrokkene, kunnen de redenen voor het verwerken van uw persoonsgegevens verschillen. Meer informatie over elk profiel voor betrokkenen vindt u terug in hoofdstuk 8.

TIS verzamelt eveneens persoonsgegevens over gebruikers via haar website en webpagina's op sociale mediasites zoals Twitter en LinkedIn.

TIS verwijst naar hoofdstuk 9. voor bijkomende informatie.

3. Wat zijn uw Rechten?

Personen hebben, onder bepaalde omstandigheden, de volgende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens:

• het recht op toegang tot hun persoonsgegevens.
• het recht om persoonsgegevens recht te zetten.
• het recht om het gebruik van persoonsgegevens te beperken.
• het recht om te vragen dat persoonsgegevens worden gewist.
• het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van persoonsgegevens.
• het recht op overdraagbaarheid van gegevens (onder bepaalde specifieke omstandigheden).
• het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende instantie.
• Indien u - als persoon – één of meerdere van de hiervoor vermelde  rechten wenst uit te oefenen, kunt u contact opnemen op het adres dat u terugvindt in deel B van deze kennisgeving.
• Een samenvatting van elk recht en welke stappen u kunt ondernemen om dit uit te oefenen, vindt u hieronder terug.

Wanneer TIS een verzoek ontvangt om één van deze rechten uit te oefenen, zal TIS binnen een redelijke termijn informatie verstrekken over hoe TIS het verzoek zal behandelen en dit zeker binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Onder bepaalde omstandigheden kan dit met twee maanden worden verlengd, bijvoorbeeld wanneer de verzoeken complex of talrijk zijn.

De informatie zal kosteloos worden verstrekt, behalve wanneer verzoeken manifest ongegrond of buitensporig zijn, in het bijzonder omwille van hun repetitieve karakter. Onder zulke omstandigheden kan TIS een redelijke vergoeding in rekening brengen of weigeren om het verzoek te behandelen. Vooraleer TIS verder gaat met een verzoek, zal TIS u informeren over de in rekening te brengen vergoedingen.

TIS kan bijkomende informatie opvragen om uw identiteit na te gaan vooraleer TIS gevolg geeft aan een verzoek.

Wanneer TIS geen gevolg geeft aan een verzoek, zal TIS u daarvan onverwijld op de hoogte brengen, en dat binnen één maand na ontvangst van het verzoek, behoudens de redenen om geen gevolg te geven aan het verzoek.

Het recht op toegang tot persoonsgegevens.

Personen hebben het recht om het volgende bij TIS te vragen:

• of TIS al dan niet persoonsgegevens over hen verwerkt,
• bepaalde specifieke informatie over de verwerking.

Personen hebben eveneens het recht om toegang te krijgen tot hun persoonsgegevens en kunnen daarvan een kopie verkrijgen.

Het recht om de verwerking van persoonsgegevens te beperken

Personen hebben het recht om te vragen dat TIS de verwerking van hun persoonsgegevens beperkt in één van de volgende situaties:

• Een persoon betwist de juistheid van de persoonsgegevens. De beperking zal van toepassing zijn tot TIS maatregelen heeft  genomen om de juistheid van de persoonsgegevens na te gaan;
• De verwerking is onwettelijk maar een persoon wil niet dat de persoonsgegevens worden gewist en verzoekt in plaats daarvan beperking;
• TIS heeft de persoonsgegevens niet langer nodig met het oog op verwerking, maar dit wordt nog steeds vereist door een persoon in verband met een juridische eis;

• Een persoon heeft zijn recht uitgeoefend om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking. De beperking zal van toepassing zijn tot TIS maatregelen heeft genomen om na te gaan of TIS gegronde wettelijke redenen heeft om verder te gaan met de verwerking.

Het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van persoonsgegevens

Wanneer persoonsgegevens worden gebruikt voor gerichte marketing naar een persoon, heeft deze te allen tijde het recht om hiertegen bezwaar aan te tekenen.

Een persoon heeft eveneens het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens wanneer de wettelijke grondslag van de verwerking in ons rechtmatig belang is. TIS zal de verwerking moeten stopzetten tot TIS in staat is om na te gaan of TIS gegronde wettelijke redenen heeft tot verwerking die de bovenhand hebben op de belangen, rechten en vrijheden van de persoon, of anderszins dat TIS moet verdergaan met de verwerking voor het vestigen, uitoefenen of verdedigen van juridische vorderingen.

Het recht op rechtzetting van persoonsgegevens

Indien een persoon van mening is dat de persoonsgegevens die TIS over hem bijhoudt onjuist zijn, kan hij vragen of deze gecorrigeerd worden. Hij kan ook vragen dat onvolledige persoonsgegevens worden aangevuld, ook door het indienen van een schriftelijke bevestiging.

Het recht om persoonsgegevens te wissen (“recht op vergetelheid”)

Een persoon kan ook vragen dat zijn persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden worden gewist, zoals in de volgende gevallen (dit is geen exhaustieve lijst):

• De persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk in het kader van de doelstellingen waarvoor zij werden verzameld of anderszins werden verwerkt;
• De verwerking was gebaseerd op een toestemming die herroepen werd en er bestaat geen andere wettelijke grondslag voor de verwerking;

• De persoon heeft zijn recht ingeroepen om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking en er zijn geen dwingende rechtmatige redenen om verder te gaan met de verwerking.

Er bestaan ook bepaalde uitzonderingen waarbij TIS kan weigeren om in te gaan op een verzoek om de persoonsgegevens te wissen, bijvoorbeeld wanneer de persoonsgegevens vereist zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor het vestigen, uitoefenen of verdedigen van juridische vorderingen.

Het recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer TIS de wettelijke grondslag van toestemming inroept of de verwerking noodzakelijk is voor het nakomen van een overeenkomst waarbij een persoon een partij is en de persoonsgegevens automatisch worden verwerkt (bv. elektronisch), dan heeft een persoon het recht om alle persoonsgegevens te ontvangen die door hem aan TIS zijn verstrekt in een gestructureerd, courant gebruikt en machine leesbaar formaat, en om deze rechtstreeks door te sturen aan een andere beheerder, indien zulks technisch haalbaar is.

Toezichthoudende instantie

Een persoon heeft eveneens het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende instantie, in het bijzonder in de Lidstaat van de Europese Unie waar hij doorgaans verblijft, waar hij werkt of waar een vermeende schending van de wetten inzake bescherming van de persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.

4. Marketingcommunicatie

Indien u cliënt, zakelijk contact of abonnee bent die ressorteert onder deze kennisgeving, dan zal TIS u via e-mail op de hoogte houden over details van haar producten en diensten, met behulp van de informatie die u hebt verstrekt. TIS zal eerst uw toestemming verkrijgen indien zij gebruik maakt van uw persoonlijke e-mailadressen of andere zaken die vereist worden door de toepasselijke wet. U kunt uw voorkeuren altijd wijzigen door contact met TIS op te nemen op de hierna beschreven manier.

Daarnaast zal TIS ervoor zorgen dat alle externe ondernemingen waarop TIS een beroep doet om haar producten en diensten op de markt te brengen of waarmee TIS gezamenlijke marketingovereenkomsten heeft gesloten, contractueel verplicht zijn om het vertrouwelijke karakter van uw persoonsgegevens te beschermen en de informatie alleen te gebruiken om de diensten te verlenen die door TIS zijn gevraagd.

5. Internationale overdrachten & gegevensuitwisseling

Er kunnen omstandigheden zijn waarbij de relevante zustervennootschap van TIS die verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals omschreven in deel B van deze kennisgeving, met een zustervennootschap van TIS gezamenlijk verantwoordelijk zal zijn voor de verwerking. Indien de zustervennootschap van TIS gevestigd is buiten de Europese Economische Ruimte (EER), dan zal de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die instaat voor het beantwoorden van verzoeken om uw rechten uit te oefenen de relevante vennootschap zijn die wordt omschreven in Deel B van deze kennisgeving. In alle gevallen dienen klachten en verzoeken om uw rechten uit te oefenen gericht te worden aan de Data Protection Officer (we verwijzen naar Deel B van deze kennisgeving), die ervoor zal zorgen dat de gezamenlijke verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens de klacht of het verzoek behandelt.

TIS kan uw persoonsgegevens die ressorteren onder deze kennisgeving ook overdragen naar en opslaan op servers of in databases buiten de EER.

Mogelijk is de wetgeving inzake gegevensbescherming in bepaalde van deze landen niet van hetzelfde niveau als het land waar u woont. Indien TIS persoonsgegevens buiten de EER moet overdragen, zal TIS alle maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens beveiligd en beschermd worden zodra zij de EER verlaten en in het bijzonder zal TIS gebruik maken van de Modelclausules voor Gegevensbescherming van de EU die werden goedgekeurd door de Europese Commissie en worden toegelaten onder Artikel 46 van de AVG. Indien u graag details wenst te verkrijgen van zulke beveiligingen, dan kunt u deze opvragen bij de Data Protection Officer.

Naast het delen van de informatie met zustervennootschappen en derden, kan TIS uw persoonsgegevens bekendmaken aan, of overdragen naar een potentiële of reële koper of verkrijger, indien een aan TIS gelieerde vennootschap  of haar activa is/wordt gefuseerd of verkocht, of wanneer een verkoop of overdracht gepland is.

6. Bewaartermijnen

TIS zal uw persoonsgegevens die ressorteren onder deze kennisgeving zolang bijhouden als nodig is voor het bewerkstelligen van de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld, afhankelijk van de wettelijke grondslag waarop die gegevens werden verkregen en/of indien bijkomende wettelijke/regelgevende verplichtingen TIS opleggen om de persoonsgegevens bij te houden. Over het algemeen zal dit betekenen dat persoonsgegevens zullen worden bijgehouden tijdens de duur van de relatie en:

• de periode die vereist wordt door wetten en verordeningen inzake fiscaliteit, vennootschappen en financiële dienstverlening; en

• zolang als nodig is, opdat personen tegen TIS een vordering zouden kunnen instellen en opdat TIS zich zou kunnen  verdedigen tegen juridische vorderingen. Doorgaans zal dit de duur van de relatie zijn, plus de duur van alle toepasselijke wettelijke verjaringstermijnen krachtens de wet die van toepassing is.

Dit kan echter verschillen van rechtsgebied tot rechtsgebied. In de meeste gevallen zal dit gedurende de tijd van geldig zijn van de met u gesloten overeenkomst en daarna gedurende 10 jaar na het beëindigen van de overeenkomst.

Onder bepaalde omstandigheden kan het noodzakelijk zijn om de gegevens gedurende een langere periode bij te houden, bijvoorbeeld wanneer TIS in correspondentie is of er een lopende vordering of onderzoek is.

De weblogs van TIS worden gedurende 60 dagen bijgehouden om het onderzoek naar en de rapportering van pogingen om de beveiliging op de TIS Websites te doorbreken, te ondersteunen.

7. Vertrouwelijkheid en veiligheid

TIS heeft redelijke technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen mogelijke verliezen en de oneigenlijke toegang, gebruik, wijziging of bekendmaking. De werknemers van TIS zijn verplicht om specifieke procedures te volgen om het vertrouwelijke karakter van de persoonsgegevens van haar cliënten te waarborgen. Daarnaast maakt TIS gebruik van materiële, elektronische en procedurele waarborgen om de persoonsgegevens die TIS verwerkt te beschermen. Het betreft onder meer de uitvoering van permanente evaluaties van door TIS gebruikte systemen die informatie over cliënten bevatten en het aanbrengen van veranderingen waar nodig.

Met betrekking tot informatie die via het internet wordt doorgestuurd; het internet is een open systeem en TIS kan de veiligheid van informatie die een  persoon doorstuurt op of via de website van TIS of die anderszins wordt onderhouden, niet waarborgen of garanderen, hoewel de website van TIS gebruik maakt van het beveiligde transferprotocol voor bestanden indien dat nodig is.

8. Details type betrokkenen

Persoonsgegevens die TIS verzamelt over cliënten

TIS verzamelt bepaalde informatie, rechtstreeks bij cliënten, en na verleende toestemming door cliënt(en) van hun overige professioneel adviseur(s), tussenpersoon of bank die hen doorverwijst of in het geval van 'Know Your Client' -informatie, via derdepartijenlijsten over Politiek Prominente Personen, sancties of andere zaken die verband houden met onze compliance met regelgeving of risicoanalyse.

TIS kan de informatie verzamelen via intakeformulieren of andere formulieren, ongeacht of TIS de formulieren schriftelijk of elektronisch ontvangt. Deze persoonsgegevens omvatten, maar zijn niet beperkt tot, het onderstaande:

• identificatiegegevens en gegevens die wij gebruiken om te communiceren met cliënten, zoals hun naam, positie,
• huidige en vorige adressen (privé en professioneel), telefoonnummer (privé en professioneel), e-mailadres, leeftijd/ geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, geslacht, burgerlijke stand en een foto;
• identificatienummers die wij ontvangen van cliënten of derden, zoals fiscaal nummer, paspoortnummer, Burger Service Nummer, LEI- nummer of andere identificatienummers;
• persoonlijke bankrekening en financiële informatie zoals rekeningidentificatie en -nummer, inkomen en (voor professionele beleggers) financiële licentie;
• informatie over de transacties van cliënten bij de depotbank;
• berichten of vragen van cliënten aan TIS met betrekking tot hun beleggingen;
• opnames van telefoongesprekken;
• informatie die TIS verzamelt voor 'Know Your Client' -doeleinden. Dit kan informatie betreffen die TIS zal verwerken om de status van cliënten als 'Politiek Prominent Persoon' te bepalen indien TIS van hen toestemming heeft gekregen, of
• anderszins gemachtigd is om deze informatie te gebruiken volgens de toepasselijke wet. Dit kan ook informatie betreffen over strafrechtelijke veroordelingen indien TIS gemachtigd is om deze informatie te gebruiken volgens de toepasselijke wet. Onder bepaalde omstandigheden zal TIS ook informatie opvragen over de herkomst van het vermogen;

• andere algemene informatie die TIS kan verkrijgen over cliënten, zoals demografische informatie.

Hoe TIS de persoonsgegevens van rekeninghouders en beleggers gebruikt

TIS gebruikt de persoonsgegevens die zij verzamelt over cliënten voor de volgende doeleinden:

• het nagaan van de identiteit, het controleren van transacties in het kader van de antiwitwaswetgeving, het meehelpen aan het voorkomen van fraude, de financiering van terrorisme, omkoping en corruptie en TIS verzekeren dat zij geen diensten verstrekt aan personen die onderworpen zouden kunnen zijn aan economische of handelssancties;
• het permanente beheer van posities in het onder beheer gegeven vermogen of op een andere daarmee verbonden rekening (inclusief het beantwoorden van verzoeken en het uitvoeren van transacties voor rekening en risico van cliënten) en het hun accountmanager en overig personeel van TIS  mogelijk te maken om diensten voor vermogensbeheer te verstrekken (inclusief de mogelijkheid om de rekening van de cliënt te bekijken);
• interne analyse en onderzoek waarmee TIS haar dienstverlening aan cliënten kan verbeteren en om cliënten beter te bedienen;
• live testen van onze systemen op uitzonderlijke basis om problemen intern zo spoedig mogelijk op te lossen, zodat TIS een hoge kwaliteit van dienstverlening kan bieden;
• de bescherming van de posities en gegevens van cliënten; en

• cliënten meer keuzes of informatie aanreiken over producten en diensten die van belang kunnen zijn, met toestemming van cliënten (zie “Marketingcommunicatie” hierboven).

TIS rechtvaardigt de verwerking van de persoonsgegevens van cliënten op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

• het nakomen van een wettelijke verplichting waaraan TIS onderworpen is, wat bepaalde wettelijke of regelgevende bekendmakingen kan omvatten en het opnemen van diensten die TIS telefonisch verstrekt;
• het nakomen van verplichtingen volgens de overeenkomsten met cliënten;
• het vervullen van een taak in het openbaar belang, bijvoorbeeld wanneer TIS een verificatieproces uitvoert in verband met de preventie van fraude, witwaspraktijken, de financiering van terrorisme, omkoping en corruptie, en om te voorkomen dat er financiële en andere diensten worden verstrekt aan personen die onderworpen zouden kunnen zijn aan economische of handelssancties;
• het opkomen voor de rechtmatige belangen van TIS en die van derden. Een rechtmatig belang zal enkel van toepassing zijn

• indien TIS meent dat dit niet indruist tegen de belangen of rechten van cliënten die vereisen dat hun persoonsgegevens beschermd worden.

TIS heeft bepaald dat haar rechtmatige belangen het volgende omvatten:

• De verbetering en het beheer van de diensten van TIS  aan cliënten;
• De compliance van TIS met haar regelgevende vereisten en het verbeteren van de algemene prestaties van de individuele portefeuilles;
• Het uitvoeren van interne audits voor de rechtmatige doeleinden van het beheer van haar activiteiten;
• Live testen, zoals hierboven omschreven, in scenario's waarbij live gegevens vereist zijn, voor de rechtmatige doeleinden van het verzekeren van de continuïteit  van onze systemen en het blijven verstrekken van een hoogstaande dienstverlening;
• Het opvolgen van de doeltreffendheid van mailing en doelgerichte gepersonaliseerde marketing aan cliënten voor de rechtmatige doeleinden van de promotie van haar activiteiten en haar merk;
• Het inwinnen van professioneel (inclusief juridisch) advies en het opvolgen van en rapportering over lopende rechtszaken waarbij cliënten betrokken zijn, om haar activiteiten en haar merk te beschermen.

Indien cliënten bijkomende informatie wensen over onze rechtmatige belangen die van toepassing zijn op hun persoonsgegevens, dan kunnen zij contact opnemen met de Data Protection Officer.

TIS verwerkt eveneens persoonsgegevens indien cliënten daarvoor de toestemming hebben gegeven, zoals in het geval van bepaalde marketingcommunicatie en het gebruik van informatie voor het bepalen van de status van een persoon als 'Politiek Prominent Persoon' met het oog op 'Know Your Client'. Ingeval cliënten hun toestemming zouden willen herroepen, dienen zij contact op te nemen met de Data Protection Officer.

Onder bepaalde omstandigheden, indien cliënten niet voldoende vereiste persoonsgegevens verstrekken (waarmee TIS bijvoorbeeld controles inzake witwaspraktijken zou kunnen uitvoeren), zal TIS niet in staat zijn om de producten en diensten te verstrekken volgens de overeenkomst met cliënten of is het mogelijk dat TIS niet kan voldoen aan een wettelijke verplichting die op TIS rust. TIS zal cliënten berichten indien en wanneer deze situatie zich voordoet en wat de gevolgen zullen zijn voor cliënten wanneer zij deze informatie niet verstrekken.

Ontvangers van persoonsgegevens over cliënten.

 TIS zal de persoonsgegevens van cliënten als volgt bekendmaken:

• aan zustervennootschappen gelieerd aan TIS, om de gegevens te verwerken voor de bovenvermelde doeleinden;
• aan derden die voor TIS werken, of voor cliënten, om het beheer van het in beheer gegeven vermogen te onderhouden, zoals administrateurs, bewaarders en accountmanagers van TIS;
• aan derden die technische diensten verstrekken voor het verwerken van de administratie van de beleggingen, zoals leveranciers van IT-systemen  die TIS gebruikt om die informatie te verwerken;
• aan derden die systemen exploiteren die van belang zijn voor het uitvoeren van transacties voor cliënten, zoals depotbanken;
• aan derden die diensten verstrekken aan TIS of haar zustervennootschappen zoals haar professionele adviseurs (bv. auditors/accountants en advocaten);
• aan derden welke cliënten vertegenwoordigen (bijvoorbeeld, als antwoord op een gerechtelijk proces);

• aan bevoegde instanties zoals de fiscale administraties, rechtbanken, toezichthouders en veiligheids- of politiediensten, indien dat vereist of gevraagd wordt door de wet of wanneer TIS zulks noodzakelijk acht.

Informatie over (externe) bestuurders

TIS verzamelt de volgende informatie over haar (externe) bestuurders (met inbegrip van handtekeninggemachtigden en andere functionarissen):

• Identificatiegegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mail;
• Fiscale identificatie zoals Burger Service Nummer;
• Paspoortinformatie;

• Communicatie met inbegrip van e-mails, telefoongesprekken en brieven.

Hoe TIS informatie gebruikt die TIS verzamelt over haar (externe) bestuurders:

TIS gebruikt de persoonsgegevens die zij verzamelt over (externe) bestuurders voor de volgende doeleinden:

• Het beheren en nakomen van verplichtingen volgens overeenkomsten met externe bestuurders;
• Compliance met contractuele, wettelijke of regelgevende verplichtingen, met inbegrip van on-boardingprocessen;

• Het beheer van activiteiten en andere rechtmatige zakelijke doeleinden en anderszins om het nakomen van de verplichtingen van (externe) bestuurders mogelijk te maken.

TIS rechtvaardigt de verwerking van de persoonsgegevens van (externe) bestuurders op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

• het nakomen van haar verplichtingen of het afsluiten van een overeenkomst met haar (externe) bestuurders;
• het nakomen van een wettelijke verplichting waaraan TIS onderworpen is, die gepaard kan gaan met bepaalde wettelijke of regelgevende kennisgevingen;
• het vervullen van een taak in het openbaar belang, bijvoorbeeld wanneer TIS haar verificatieproces uitvoert in verband met de preventie van fraude, witwaspraktijken, de financiering van terrorisme, omkoping en corruptie en om te voorkomen dat er financiële en andere diensten worden verstrekt aan personen die onderworpen zouden kunnen zijn aan economische of handelssancties;

• het opkomen voor de rechtmatige belangen van TIS en die van derden. Een rechtmatig belang zal enkel van toepassing zijn indien TIS meent dat dit niet indruist tegen de belangen of rechten van een (externe) bestuurder die vereisen dat haar persoonsgegevens beschermd worden.

TIS heeft bepaald dat haar rechtmatige belangen het volgende omvatten:

• De verbetering en het beheer van diensten;
• De ompliance met de regelgevende vereisten;
• Het verbeteren van de algemene prestaties van de individuele portefeuilles onder beheer.

Indien een (externe) bestuurder bijkomende informatie wenst over de rechtmatige belangen van TIS, die van toepassing zijn op haar persoonsgegevens, dan kan deze contact opnemen met de Data Protection Officer.

Onder bepaalde omstandigheden, indien een (externe) bestuurder niet voldoende vereiste persoonsgegevens verstrekt (waarmee TIS bijvoorbeeld controles inzake witwaspraktijken zou kunnen uitvoeren), zal TIS niet in staat zijn om haar verplichtingen na te komen volgens de overeenkomst met deze of is het mogelijk dat TIS niet kan voldoen aan een wettelijke verplichting. TIS zal het duidelijk maken indien en wanneer deze situatie zich voordoet en wat de gevolgen zullen zijn voor de (externe) bestuurder wanneer  deze de verlangde informatie niet verstrekt.

Ontvangers van informatie over (externe) bestuurders

TIS maakt persoonsgegevens van (externe) bestuurders als volgt bekend:

• aan zustervennootschappen van TIS, alsmede om de gegevens te verwerken voor de bovenvermelde doeleinden;
• aan derden die voor rekening van TIS diensten verstrekken ten gunste van  (externe) bestuurders, zoals payroll-leveranciers;
• externe derden die diensten verstrekken inzake administratie en andere derden die betrokken zijn bij de diensten die TIS verstrekt aan cliënten;
• aan derden die werken voor rekening van TIS om systemen te bedienen of te onderhouden die rekeninginformatie verwerken, zoals leveranciers van de IT-systemen die TIS gebruikt om die informatie te verwerken, of die andere technische diensten verstrekken, zoals drukwerk;
• aan derden die diensten verstrekken aan TIS, zoals haar professionele adviseurs (bv. Auditors/accountants en advocaten);

• aan bevoegde instanties zoals de fiscale administraties, rechtbanken, toezichthouders en veiligheids- of politiediensten, indien dat vereist of gevraagd wordt door de wet of wanneer TIS zulks noodzakelijk acht.

Zakelijke contactinformatie

TIS verzamelt persoonsgegevens over haar zakelijke contacten, zoals vertegenwoordigers van (depot)banken of financiële instellingen, professionele adviseurs en leveranciers, met inbegrip van het onderstaande:

• naam, functie, beroep en contactgegevens inclusief e-mail;
• communicatie met zakelijke contacten;

• financiële licentie.

Hoe TIS informatie over zakelijke contacten gebruikt

TIS gebruikt persoonsgegevens van haar zakelijke contacten voor de volgende doeleinden:

• om te communiceren over de diensten die TIS aanbiedt en verstrekt aan gezamenlijke cliënten die zakelijke contacten naar TIS doorverwijzen;
• om marketingcommunicatie te versturen over de diensten en producten van TIS waarvan TIS denkt dat deze interessant is voor haar zakelijke contacten of gezamenlijke cliënten die zij naar TIS doorverwijzen;
• om zakelijke contacten uit te nodigen op evenementen;
• voor interne analyse en onderzoek waarmee TIS haar dienstverlening kan verbeteren;

• om te communiceren over de goederen en diensten die TIS afneemt van haar leveranciers.

TIS rechtvaardigt haar verwerking op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

• het nakomen van haar verplichtingen volgens haar overeenkomsten met andere ondernemingen;
• het opkomen voor haar rechtmatige belangen en die van derden. Een rechtmatig belang zal enkel van toepassing zijn indien

• TIS meent dat dit niet indruist tegen de belangen of rechten van een zakelijke overeenkomst die vereist dat zijn persoonsgegevens beschermd worden.

TIS heeft bepaald dat haar rechtmatige belangen het volgende omvatten:

• De verbetering en het beheer van haar diensten;
•  Het promoten van haar activiteiten en haar merk;
• Het verbeteren van de algemene prestaties van de individuele portefeuilles;
• Het uitvoeren van interne audits voor de rechtmatige doeleinden van het beheer van haar activiteiten;
• Het opvolgen van de doeltreffendheid van mailing en doelgerichte gepersonaliseerde marketing aan zakelijke contacten voor de rechtmatige doeleinden van de promotie van haar activiteiten en haar merk;
• Het aanvullen van systemen voor cliëntenbeheer, om lopende relaties mogelijk te maken en om nieuwe opportuniteiten te creëren voor de activiteiten.

Indien een zakelijk contact bijkomende informatie wenst over de rechtmatige belangen van TIS die van toepassing zijn op hun persoonsgegevens, dan kan hij contact opnemen met de Data Protection Officer.

Onder bepaalde omstandigheden, indien een zakelijk contact niet voldoende vereiste persoonsgegevens verstrekt (bijvoorbeeld in verband met online diensten van TIS) zal TIS niet in staat zijn om haar verplichtingen na te komen volgens de overeenkomst met hen of is het mogelijk dat TIS aan hen geen producten en diensten kan verstrekken. TIS zal het zakelijke contact berichten indien en wanneer deze situatie zich voordoet en wat de gevolgen zullen zijn voor het zakelijke contact wanneer deze informatie niet wordt verstrekt.

TIS zal de toestemming verkrijgen van haar zakelijke contacten om hen marketingcommunicatie te versturen, indien de toepasselijke wet dit vereist. Ingeval een zakelijk contact zijn toestemming zou willen herroepen, dient hij contact op te nemen met de Data Protection Officer.

Ontvangers van gegevens over zakelijke contacten

TIS kan persoonsgegevens over zakelijke contacten als volgt bekendmaken:

• aan zustervennootschappen van TIS en/of accountmanagers van TIS, om de gegevens te verwerken voor de bovenvermelde doeleinden;
• aan depotbanken en externe derden die diensten verstrekken inzake administratie  of asset management en andere derden die betrokken zijn bij de diensten die TIS verstrekt aan cliënten;
• aan derden die werken voor rekening van TIS om databanken met zakelijke contacten en systemen die informatie verwerken, te bedienen of bij te houden, zoals leveranciers van de IT-systemen die TIS gebruikt om die informatie te verwerken of die andere technische diensten verstrekken, zoals drukwerk;
• aan derden die diensten verstrekken aan TIS, zoals professionele adviseurs (bv. Auditors/accountants en advocaten);

• aan bevoegde instanties zoals de fiscale administraties, rechtbanken, toezichthouders en veiligheids- of politiediensten, indien dat vereist of gevraagd wordt door de wet of wanneer wij zulks noodzakelijk achten.

9. Web gerelateerde verzameling van persoonsgegevens

Informatie die TIS verzamelt over gebruikers van haar Website en sociale mediasites

TIS kan persoonsgegevens verzamelen  over gebruikers via haar Website en webpagina's op sociale mediasites zoals Twitter en LinkedIn, met inbegrip van het volgende:

• Informatie die gebruikers aan TIS verstrekken wanneer zij gegevens invoeren op haar Website, zoals wanneer zij een boodschap “neem contact op”  of berichten van soortgelijke strekking doorgeven (zoals naam, e-mailadres, aanspreking);
• Informatie die gebruikers aan TIS verstrekken wanneer zij zich inschrijven op e-mail nieuwsbrieven, persberichten of andere regelmatige berichten via de Website (zoals naam,   e-mailadres, aanspreking, beleggerstype en land van verblijf);
• Informatie die gebruikers verstrekken wanneer zij inhoud posten op sociale mediasites;
• Informatie die gebruikers verstrekken in hun sociale mediabiografie;
• Informatie die gebruikers verstrekken wanneer zij een peiling of marketingcommunicatie beantwoorden, zoals hun meningen over diensten van TIS en informatie over henzelf (zoals leeftijdscategorie, gebruikte dienst, hoe zij TIS kennen, hun meningen over TIS diensten);
• Informatie die gebruikers verstrekken wanneer zij zich registreren voor een overeenkomst van effectendienstverlening via onze website (zoals naam, e-mailadres, adres, geboortedatum, unieke identificatiegegevens e.d.). U kunt zelf beslissen om deze informatie al dan niet te verstrekken. Indien de gebruiker echter beslist om dergelijke informatie niet te verstrekken, dan heeft hij mogelijk geen toegang tot bepaalde inhoud of functies die op of via de website van TIS beschikbaar zijn;
• Informatie die wordt opgeslagen door onze cookies (zie hoofdstuk 'Cookies, Tags en Gelijkaardige Technologieën' hieronder);
• Reclame-informatie (bijv. grootte/type advertentie, aantal weergaven, locatie/indeling van de advertentie, gegevens over interacties met de advertentie);
• Gedragsinformatie (zoals informatie over het gedrag of de veronderstelde interesses van personen die verbonden zijn met die personen en die kan worden gebruikt om een gebruikersprofiel te creëren); 

• Overige informatie die gebruikers verstrekken ten behoeve van verzoeken om nadere informatie op de website.

De website van TIS en online diensten zijn bestemd voor personen die minimaal 18 jaar oud zijn. Het is niet de bedoeling dat de diensten van TIS worden gebruikt door minderjarigen (die jonger dan 18 jaar oud zijn).

Onder bepaalde omstandigheden, indien een gebruiker van een website niet voldoende vereiste persoonsgegevens verstrekt, zal TIS niet in staat zijn om haar verplichtingen na te komen volgens het contract met hen of is het mogelijk dat TIS aan hen geen producten en diensten kan verstrekken. TIS zal de gebruiker hierover informeren indien en wanneer deze situatie zich voordoet en wat de gevolgen zullen zijn voor de gebruiker van de website wanneer hij deze informatie niet verstrekt.

Hoe TIS informatie van gebruikers van de website en sociale media gebruikt

TIS gebruikt de persoonsgegevens die zij verzamelt over gebruikers van haar website en personen die de webpagina’s van TIS op sociale mediasites bezoeken voor de volgende doeleinden:

• om hun ervaring op haar website persoonlijker te maken;
• om inhoud van sociale media op te volgen om de relaties met haar cliënten te beheren en om haar activiteiten en haar merk te promoten;
• indien er een interactie is op een sociale mediasite met een sociale  mediagebruiker die een derde is, en waarvan TIS denkt dat zij erop zou moeten reageren, waarbij TIS een link naar de inhoud en het profiel van de derde gebruiker stuurt aan de betreffende afdeling in kwestie;
• om producten en diensten te verstrekken die websitegebruikers hebben aangevraagd;
• voor het beheer van de Website, het onderzoeken van eventuele klachten en het aanbieden van klantendiensten;
• om websitegebruikers en personen die de webpagina's op sociale mediasites bezoeken informatie te verschaffen over aangeboden producten of diensten die voor hen mogelijk interessant zijn (zie hoofdstuk hierboven over 'Marketingcommunicatie');

• voor het uitvoeren van statistische en trendanalyse om de gebruikerservaring en prestatie van de website te verbeteren.

Zie hieronder de informatie die TIS verzamelt via cookies en andere trackingtechnologieën.

TIS rechtvaardigt haar verwerking op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

• toestemming om van TIS marketingcommunicatie te ontvangen (zie hoofdstuk over Marketingcommunicatie), indien van toepassing. Ingeval een persoon zijn toestemming zou willen herroepen, zal hij de mogelijkheid hebben om zich “uit te schrijven” of kan hij contact opnemen met de Data Protection Officer.
• uit nakomen van  verplichtingen volgens door TIS aangegane contracten met gebruikers die zich online registreren om onze informatie te ontvangen;
• compliance met de wet of regelgevende vereisten; en

• het opkomen voor haar rechtmatige belangen. Een rechtmatig belang zal enkel van toepassing zijn indien  dit niet indruist tegen de belangen of rechten van een gebruiker van de website of sociale media die vereisen dat zijn persoonsgegevens beschermd worden.

TIS heeft bepaald dat haar rechtmatige belangen het volgende omvatten:

• Het promoten van haar producten, diensten en Fondsen via haar website en andere communicatie;
• Het opvolgen, onderzoeken en rapporteren van alle pogingen om de beveiliging van haar websites te doorbreken;
• Het verbeteren van de prestatie en gebruikerservaring van haar website;
• Het nakomen van haar verplichtingen volgens haar contracten met haar gebruikers;
• Het beheer van haar activiteiten en haar merk door haar publiek profiel op te volgen en klachten onverwijld te behandelen;
• Het verbeteren van de beveiliging, prestatie en gebruikerservaring van haar website;
• Het versturen van doelgerichte gepersonaliseerde marketing aan gebruikers van de website en sociale media, voor de rechtmatige doeleinden van de promotie van haar activiteiten en haar merk.

Indien een gebruiker van de website of een persoon  de webpagina’s van TIS op sociale mediasites bezoekt bijkomende informatie vereist over de rechtmatige belangen van TIS die van toepassing zijn op hun persoonsgegevens, dan kunnen zij contact opnemen met de Data Protection Officer.

Informatie uit peilingen:

TIS kan gebruikers af en toe vragen om deel te nemen aan een korte peiling om TIS te helpen de juiste beslissingen te nemen om haar website te verbeteren. Informatie die gebruikers aan TIS verstrekken als antwoord op dergelijke peilingen zal niet met hen worden geïdentificeerd, tenzij zij hun toestemming daarvoor geven.

Ontvangers van informatie van gebruikers van de website en sociale media

TIS kan persoonsgegevens van gebruikers van de website en sociale media als volgt bekendmaken:

• aan haar zustervennootschappen, om de gegevens te verwerken voor de bovenvermelde doeleinden; en

• aan derden die werken voor rekening van TIS om databanken met zakelijke contacten en systemen die informatie verwerken te bedienen of bij te houden, zoals systemen van leveranciers die de website van TIS ondersteunen.

Externe Koppelingen

De Website van TIS kan koppelingen bevatten naar online websites of inhoud van derden waarover TIS geen controle heeft. Raadpleeg s.v.p. het privacy beleid van deze externe sites om erachter te komen welke privacy verbintenis zij hanteren en om meer informatie te krijgen over eventuele keuzes die deze bedrijven u bieden in verband met uw persoonlijke informatie.

10. Cookies, tags en gelijkaardige technologieën

Een cookie is een klein tekstbestand met een unieke identificatiecode dat bij uw bezoek aan een online site door een webserver wordt verzonden naar de browser op uw computer, uw mobiele telefoon of een ander toestel met een internetverbinding. Cookies en gelijksoortige technologieën worden vaak gebruikt opdat websites efficiënt kunnen werken en informatie kunnen verzamelen over uw online voorkeuren. Om de zaken eenvoudig te houden, verwijzen we naar al deze technologieën als “cookies”. Sommige pagina's van de website van TIS kunnen elektronische afbeeldingen bevatten, ook wel web beacons genoemd (ook bekend als clear gifs, tags of pixeltags), waarmee TIS kan tellen hoeveel gebruikers deze pagina’s hebben bezocht. Web beacons verzamelen slechts een beperkte hoeveelheid informatie: een cookienummer, tijdstip en datum waarop een pagina is geraadpleegd en een beschrijving van de pagina die het web beacon bevat. Ook bevatten deze pagina's mogelijk web beacons van externe reclamemakers. Deze beacons bevatten geen informatie die u kunnen identificeren.

Hoe kan TIS cookies gebruiken ?

TIS kan cookies en andere traceringstechnologieën gebruiken om inhoud en reclame aan te passen, om social mediafuncties aan te bieden en om na te gaan hoe haar bezoekers op haar website navigeren. TIS kan deze informatie gebruiken om beslissingen te nemen over manieren waarop zij haar aangeboden diensten kan verbeteren.

TIS kan een beroep doen op externe tracking- en advertentieleveranciers om voor haar rekening uw gebruik van haar website via het gebruik van cookies op te volgen en te analyseren. Die derden verzamelen en delen met TIS gebruiksinformatie over bezoeken op de website van TIS en door deze informatie soms in verband te brengen met andere informatie (bijv. uw IP-adres), kan de doeltreffendheid van  advertenties van TIS worden gemeten en onderzocht en kan het gebruik van pagina's worden opgevolgd. Hierdoor kan TIS haar aanbevelingen en advertenties doelgerichter opzetten en het gebruik van haar aanbevelingen en advertenties opvolgen.

Cookies en type cookies die TIS kan gebruiken

De tabel hieronder omschrijft de cookies die TIS kan gebruiken.

TIS maakt thans geen actief gebruik van de mogelijkheden welke cookies bieden.

10. Cookies, tags en gelijkaardige technologieën (vervolg)

Indien u specifieke vragen heeft met betrekking tot cookies die worden gebruikt op de website van TIS, wordt een Cookieregister bijgehouden dat u kunt opvragen bij de Data Protection Officer.

Meer informatie over cookies, gedragsgericht adverteren en online privacy vindt u op www.allaboutcookies.org of www.youronlinechoices.eu.

Hoe kan ik cookies weigeren?

Indien u niet wenst te worden gevolgd door Google Analytics cookies, kunt u zich hiervoor afmelden door hier een browser plug-in te installeren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/.

Indien u geen cookies van onze e-mails wenst te ontvangen, download dan geen beelden of klik niet op koppelingen wanneer u de e-mail opent. Het is mogelijk dat u eerst het automatisch downloaden van beelden op uw e-mail cliënt moet uitschakelen.

U kunt op elk moment via uw browser verhinderen dat er cookies worden opgeslagen. Raadpleeg de 'Help' of 'Ondersteuning' van uw browser voor instructies om cookies te blokkeren, te verwijderen of uit te schakelen. Opgelet: als u de cookies van TIS verwijdert of toekomstige cookies uitschakelt, dan hebt u mogelijk geen toegang tot bepaalde onderdelen of functies van de website van TIS. U kunt geen web beacons (clear gifs, pixels, tags) uitschakelen, maar deze werken doorgaans samen met andere cookies. Hierdoor worden zij grotendeels inactief indien u cookies uitschakelt in de instellingen van uw browser.

Op de volgende pagina's vindt u meer informatie over het beheer van cookies en hoe u ze al naargelang de gebruikte browser kunt blokkeren:

Explorer:http://windows.microsoft.com/en-gb/internet-explorer/delete-managecookies#ie=ie-11.

Firefox:https://support.mozilla.org/en-US/kb/enable-and-disable-cookieswebsite-preferences

Chrome:https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=en

Safari:https://support.apple.com/kb/PH19214?locale=en_GB

U kunt ook meer informatie terugvinden over cookies en de opslag van cookies beheren op https://www.aboutcookies.org/ en www.youronlinechoices.eu

DEEL B: TOTAL INVESTMENT SERVICES BV GROEP VENNOOTSCHAPPEN & FONDSEN

Total Investment Services BV en haar zustervennootschap(pen) die hieronder worden vermeld, zullen toegang hebben tot informatie over personen die gedekt worden door deze kennisgeving. Slechts de bevoegde gegevensbeheerders zullen toegang hebben tot relevante gegevens van cliënten.

• Services Total Enterprises BV

Hoe kunt u met TIS contact opnemen?

Indien een persoon van de hiervoor vermelde individuele rechten gebruik wenst  te maken of vragen wenst te stellen, bezorgdheden wenst te uiten of klachten in wil dienen met betrekking tot deze kennisgeving of omtrent onze privacy verbintenis, dan kan deze contact opnemen via :

Total Investment Services BV

T.a.v. Data Protection Officer

De Kranshof 262

4005 DE TIEL

E-mailadres:administratie@invest.nl